System do monitoringu pojazdów firmowych a prywatność kierowców – jak zachować balans?

Monitoring pojazdów a dane osobowe – co mówią przepisy?

Pierwszym krokiem w ocenie, czy i w jaki sposób można monitorować pojazdy firmowe, jest odniesienie się do obowiązujących przepisów. W Unii Europejskiej podstawowym aktem prawnym regulującym ochronę danych osobowych jest RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych). Zgodnie z jego zapisami, lokalizację pojazdu przypisanego konkretnemu kierowcy można traktować jako dane osobowe.

To oznacza, że firma monitorująca pojazdy ma status administratora danych i musi spełnić określone obowiązki: posiadać ważną podstawę prawną do przetwarzania danych, informować kierowców o zakresie i celu monitoringu, a także umożliwić im korzystanie z przysługujących praw – takich jak dostęp do danych czy możliwość sprzeciwu.

Prawnie uzasadniony interes a monitoring

Najczęściej wykorzystywaną podstawą prawną do wdrożenia systemu monitoringu GPS w pojazdach służbowych jest tzw. prawnie uzasadniony interes administratora (czyli firmy). W praktyce oznacza to, że firma może powołać się na konieczność:

• ochrony mienia przedsiębiorstwa,
• zapewnienia bezpieczeństwa kierowców i ładunku,
• zwiększenia efektywności zarządzania flotą,
• przeciwdziałania nadużyciom (np. używaniu pojazdu niezgodnie z przeznaczeniem).

Aby jednak móc z tej podstawy korzystać, konieczne jest przeprowadzenie tzw. testu równowagi – czyli oceny, czy interes firmy nie narusza nadmiernie praw i wolności kierowców. Praktyka rynkowa pokazuje, że to właśnie na tym etapie często dochodzi do nieświadomych błędów, które mogą skutkować naruszeniem przepisów o ochronie danych.

Przejrzystość i informowanie kierowców

Kluczowym elementem legalnego i etycznego wykorzystania systemów do monitorowania pojazdów jest transparentność. Pracownik musi wiedzieć:

• że pojazd jest monitorowany,
• w jakim zakresie i w jakim celu dane są zbierane,
• kto ma do nich dostęp,
• jak długo będą przechowywane,
• czy dane mogą być przekazywane dalej (np. podmiotom zewnętrznym).

Niedopuszczalne jest wdrażanie monitoringu „ukrytego” – zarówno z punktu widzenia przepisów, jak i relacji pracowniczych. Dlatego zaleca się przygotowanie pisemnej polityki monitoringu, która będzie dostępna dla wszystkich pracowników, oraz uzyskanie ich świadomego potwierdzenia zapoznania się z jej treścią.

Monitoring GPS z trybem prywatnym

Wielu pracodawców udostępnia pojazdy służbowe także do użytku prywatnego – czy to po godzinach, czy w weekendy. W takim przypadku monitorowanie trasy przejazdu w czasie prywatnym może naruszać prywatność kierowcy.

Nowoczesne systemy, takie jak Webfleet, pozwalają na łatwe rozdzielenie trybu służbowego i prywatnego. Kierowca może jednym kliknięciem przełączyć urządzenie w tryb prywatny, co skutkuje wstrzymaniem przesyłania danych lokalizacyjnych. Takie rozwiązanie z jednej strony pozwala firmie zachować kontrolę nad pojazdami w godzinach pracy, a z drugiej daje kierowcy przestrzeń na prywatność i autonomię poza czasem zawodowym.

To właśnie ten typ funkcjonalności najlepiej ilustruje, jak technologia może wspierać balans pomiędzy potrzebami biznesowymi a ochroną prywatnych sfer życia.

Minimalizacja danych i ograniczenie dostępu

Wdrażając system monitorowania, warto pamiętać o zasadzie minimalizacji danych – czyli zbieraniu wyłącznie tych informacji, które są niezbędne do realizacji celu. Jeśli np. firma nie ma potrzeby bieżącego śledzenia lokalizacji w czasie rzeczywistym, wystarczy zapisywanie tras z określoną częstotliwością.

Podobnie – nie każdy pracownik w firmie powinien mieć dostęp do pełnych danych z systemu. Role użytkowników powinny być ściśle określone, a dostęp przydzielany zgodnie z potrzebami operacyjnymi i zasadą „need to know”.

Audyty i bezpieczeństwo informacji

Nie można mówić o odpowiedzialnym monitorowaniu bez zapewnienia bezpieczeństwa przechowywanych danych. Webfleet, jako jedna z nielicznych platform na rynku, posiada certyfikat ISO/IEC 27001:2017, potwierdzający zgodność z międzynarodowymi standardami zarządzania bezpieczeństwem danych. Tu znajdziesz dodatkowe informacje o tym nowoczesnym systemie monitoringu GPS: https://www.webfleet.com/pl_pl/webfleet/fleet-management/vehicle-tracking/

Regularne audyty zewnętrzne, szyfrowanie danych oraz zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem to nie tylko wymóg przepisów, ale też dowód dbałości o reputację firmy i zaufanie pracowników.

Technologia nie musi być zagrożeniem dla prywatności. Odpowiednio zaprojektowana i wdrożona – może być narzędziem budującym zaufanie, efektywność i nowoczesną kulturę organizacyjną.